Fattura Elettronica: quando, come e perché rimettere un documento rifiutato

Ci sono alcune fattispecie in cui la fattura elettronica venga rifiutata, in tali casi occorre emettere una nuova fattura in correzione a quella che è stata rifiutata. In genere, del bisogno di procedere in tal modo arriva una PEC, che indica il documento che il sistema ha rifiutato in quanto ritenuto sbagliato.

Sostanzialmente è indispensabile conoscere quella che è la terminologia che viene utilizzata per indicare se la fattura è: scartata, consegnata o rifiutata. 3 ipotesi differenti che richiedono un diverso intervento da parte di chi ha emesso la fattura. In ogni caso la compilazione e quindi il successivo invio di una fattura, anche nel caso in cui venga utilizzata per una correzione, può avvenire solo attraverso dei software e delle piattaforme come fatturapro.click.

Fattura elettronica scartata VS consegnata

Quando il fornitore deve emettere una fattura in formato elettronico, deve innanzitutto individuare quello che deve esserne il destinatario. Indicazione che deve avvenire in maniera corretta, al fine di permettere al Sistema di Interscambio di inoltrare la fattura, al soggetto indicato. Nel caso in cui tale indicazione venga fornita in maniera errata, o vi sono errori formali, l’SDI provvede ad inviare al fornitore una notifica di scarto che sta ad indicare che lo stesso documento non è stato recapitato.

Molti sono gli errori che si possono commettere nel momento in cui si invia una e-fattura. Uno dei più gravi è quello di utilizzare il formato PDF, un errore, che non fa scartare il documento, ma addirittura lo farà apparire come inesistente in quanto per passare dal Sistema di Interscambio la fattura deve essere nel formato XML.

Solo se viene recapitata la ricevuta di avvenuta consegna, allora la fattura è arrivata al destinatario, il quale ha il dovere di controllare che i dati indicati siano veramente quelli giusti.

Accettazione e rifiuto

L’accettazione e il rifiuto di una e-fattura possono avvenire solo nei limiti di tempo previsti dalla legge e nello specifico nell’arco dei 15 giorni successivi alla data di protocollo assegnata dall’SDI al documento.

Anche se la fattura è stata accettata, il destinatario potrebbe non averla riconosciuta e per questo motivo, sempre nei limiti di tempo della legge, può ancora essere contestata. Il problema si presenta nel caso in cui essa sia già stata registrata nei libri contabili. Infatti in quel caso occorrerà emettere una nota di credito per l’emissione di una nuova fattura corretta.

Per quello che invece riguarda il rifiuto, esso avviene nel momento in cui ci sono problemi formali e sarà il cliente a dover informare il fornitore in merito a quelli che sono i motivi del rifiuto. Se la fattura elettronica viene rifiutata, essa dal punto di vista fiscale, viene considerata come mai emessa, quindi in questo caso si va a compilare un nuovo documento corretto ed inviarlo, con un numero progressivo differente.

Decorrenza dei termini e irreversibilità

Accettazione e rifiuto devono avvenire nell’arco di 15 giorni dall’emissione del documento. A vigilare sui termini di decadenza, ci pensa il DM 3 aprile 2013 n.55 e il D.Lgs. n. 52/2004, il quale modifica l’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972.

Se nell’arco dei 15 giorni previsti d’ufficio che ha ricevuto la e-fattura la accetta o la rifiuta in maniera espressa, allora il Sistema di Interscambio recepisce l’operazione e procede informando l’emittente in maniera immediata nelle modalità che sono già state viste in precedenza.

Nel caso in cui nell’arco di tale tempo il cliente non provvede nè al rifiuto né all’accettazione allora l’SDI invierà una comunicazione che indica come i tempi siano decorsi e che occorre sapere e si vuole accettare il documento o se si ha intenzione di contestarlo. Sostanzialmente la decorrenza dei termini è una sorta di tacita accettazione del documento, anche se forse il cliente non ha neanche avuto modo di controllarlo.

In ogni caso si tratta di operazioni che non sono reversibili e nel momento in cui avvengono non possono essere cambiate, si può solo intervenire al di fuori del Sistema di Interscambio. Se il rifiuto avviene per errore si può comunque chiedere al fornitore di emettere una nuova fattura.

Invece in caso di accettazione della fattura per decorrenza termini allora, esplicitando le motivazioni si può chiedere l’emissione di una nota di credito.